KSIĘGA JAKOŚCI w ISO 9001
Jednym z głównych dokumentów systemu zarządzania jakością wdrożonego zgodnie z normą ISO 9001:2008 jest księga jakości. Jest to dokument obowiązkowy, który musi posiadać każda organizacja działająca zgodnie z wymaganiami standardu ISO 9001. Jednak, co to w ogóle jest księga? Jakie elementy musi zawierać, a co często znajduje się w niej bez potrzeby?
ZAWARTOŚĆ KSIĘGI JAKOŚCI
Księga jakości, nazywana także księgą systemu zarządzania jakością, to dokument opisujący skrótowo system zarządzania jakością obowiązujący w firmie. Wymóg posiadania księgi jakości narzuca norma ISO 9001. W rozdziale 4.2.2. tejże normy wymieniono elementy, jakie muszą znaleźć się w księdze. Należą do nich:
- zakres systemu zarządzania jakością,
- wyłączenia z systemu wraz z ich uzasadnieniem,
- udokumentowane procedury lub powołanie na nie,
- opis wzajemnych oddziaływań między procesami systemu zarządzania jakością przedstawiany często w formie mapy procesów.
Zwróćmy uwagę, że na wymienionej liście nie znajduje się deklaracja polityki jakości, którą mimo to zawsze umieszcza się w księdze. Innymi informacjami nieobowiązkowymi, a często zapisywanymi w księdze jakości są:
- opis firmy wraz z przytoczeniem jej historii oraz danymi kontaktowymi,
- schemat organizacyjny firmy (występujący zwykle jako załącznik do księgi),
- przywołanie celów jakości poprzez opisanie ich w księdze lub odesłanie do dokumentów gdzie one się znajdują,
- informacje dotyczące nadzoru nad księgą, które określają możliwość jej edycji, przechowywania, dostępu itd.
W większości przypadków księga jakości zajmuje kilkanaście stron. Jest to ilość wystarczająca, aby ogólnie opisać system zarządzania jakością funkcjonujący zgodnie z ISO 9001. Objętość księgi mocno zależy od sposobu opisania w niej procedur występujących w systemie. W małych firmach posiadających nieskomplikowane procesy główne można zawrzeć całe procedury w księdze jakości. Co prawda objętość księgi znacznie wzrośnie, ale w zamian nie będzie w systemie dodatkowych dokumentów jakimi są procedury. Jednak dla wielu osób jest to podejście niepraktyczne. Zdecydowana większość firm wybiera możliwość zamieszczenia w księdze krótkiej charakterystyki procedur i dokładnego ich opisania w osobnych dokumentach. Zaletą takiego rozwiązania jest łatwiejsze aktualizowanie procedur w przypadku zmian w systemie, bez konieczności aktualizowania księgi.
UKŁAD KSIĘGI JAKOŚCI W ISO 9001
Układ księgi jakości może być dwojaki. Firma, której zależy na dokładnym odwzorowaniu w księdze wymagań normy wybiera układ księgi "po punktach normy". Natomiast firma, która będzie chciała odzwierciedlić w księdze podejście procesowe stosowane do zarządzania swymi procesami wybiera układ księgi "po procesach". Wybór któregoś z tych dwóch układów księgi powinien być podyktowany funkcjonalnością. Układ po procesach jest zgodny z intencją normy ISO 9001, która jasno zaleca stosowanie podejścia procesowego w zarządzaniu organizacją. Jednak niezależnie od wybieranego układu należy pamiętać, aby każdy proces występujący w firmie i opisująca go procedura znalazły swoje odbicie w księdze.
DLA KOGO JEST KSIĘGA?
Księga jakości jest dokumentem ogólnodostępnym. Dostęp do niej powinni mieć wszyscy pracownicy firmy, którzy ponadto powinni mieć wpływ na zawartość księgi, np. poprzez możliwość zgłaszania do niej uwag. Dostępu do księgi należy udzielić także stronom zewnętrznym, szczególnie klientom. Decydując się na opublikowanie księgi trzeba pamiętać, aby nie umieszczać w niej zapisów, które nie powinny wydostać się poza granice firmy. Natomiast samo upublicznienie księgi może być korzystne z marketingowego punktu widzenia ponieważ zwiększa zaufanie klientów do firmy.
KTO POWINIEN NAPISAĆ KSIĘGĘ?
Autorem księgi jakości jest najczęściej Pełnomocnik ds. Jakości. On także jest osobą odpowiedzialną za przegląd i aktualizację księgi. Częstotliwość przeglądów księgi powinna być podobna do częstotliwości przeglądów pozostałej dokumentacji systemu zarządzania jakością. Natomiast aktualizacje księgi mogą być wynikiem przeglądu lub bieżących zmian zachodzących w systemie, które rzutują na zawartość księgi jakości.
Więcej na temat systemu jakości:
