PRZYSTOSOWANIE FIRMY DO ISO 9001:2015
Nowe wydanie normy ISO 9001:2015 zbliża się wielkimi krokami. Obecnie zakończyło się głosowanie nad ostatecznym projektem normy, co oznacza, że nowa ISO 9001 zostanie wydana prawdopodobnie pod koniec września, tak jak było to zaplanowane. Przedsiębiorcy, którzy posiadają certyfikat ISO lub którzy starają się o niego zadają sobie pytanie:
„Co mam zrobić w związku z nowym wydaniem ISO 9001?”
Po pierwsze – nie rób niczego pochopnie!
ZMIANY ISO W ORGANIZACJACH MAJĄCYCH CERTYFIKAT ISO
Organizacje, które posiadają już certyfikat ISO, wydany na normę z 2008 roku mają trzy lata, aby dostosować swój sposób działania do nowych wymagań. To wystarczająco dużo czasu, aby na spokojnie zapoznać się z ISO 9001:2015 i zastanowić się co należy zmienić w organizacji, a co można zostawić „po staremu”. Nowa norma, choć z pozoru bardzo różni się od poprzedniej, to w rzeczywistości prawdopodobnie nie wprowadzi rewolucji w przedsiębiorstwie. Jeśli do tej pory ISO działało w organizacji bez zarzutu to w dużej mierze organizacja spełni wymagania również nowej normy. Dlatego zamiast wdrażać na szybko wymagania ISO 9001:2015 warto chwilę zastanowić się „co autor normy miał na myśli” wprowadzając w niej zmiany i zaplanować działania zgodne z ich intencją. Dla przykładu: nowa norma nie nakazuje powołania Pełnomocnika ds. ISO. Jednak czy zrezygnowanie z dotychczas obecnego Pełnomocnika wpłynie pozytywnie na kondycję systemu? Prawdopodobną intencją zmiany w normie dotyczącej powołania Pełnomocnika była potrzeba większego zaangażowania w działanie systemu ludzi pracujących w organizacji. Zatem zamiast rezygnować z Pełnomocnika warto zastanowić się jak zachęcić ludzi do aktywnego udziału w systemie, tak aby Pełnomocnik nie był w organizacji jedyną osobą która zna system, rozumie jego wymagania i utrzymuje go.
Drugim argumentem, który przemawia za spokojnym i racjonalnym podejściem do zmian w normie jest ich powszechność. Z tej samej normy korzystają zarówno przedsiębiorstwa jak i jednostki certyfikujące. Dla nich wydanie ISO 9001:2015 r. również jest nowością i oni także muszą się przygotować do audytowania organizacji zgodnie z nowymi zasadami. Wiąże się to z koniecznością przeszkolenia audytorów certyfikujących oraz ustaleniu sposobu audytowania. Dla wielu audytorów certyfikujących pierwsze audyty z ISO 9001:2015 będą próbą zmierzenia się z nowymi wymaganiami, a w takich sytuacjach łatwo o pomyłki i brak spójności w ocenach certyfikowanych przedsiębiorstw. Warto dać czas jednostce certyfikującej, aby audyt certyfikujący przebiegł spokojnie i bez niepotrzebnego stresu.
Co zatem należy zrobić?
Można zapoznać się z normą, dokonać tak zwanej analizy braków w systemie i zaplanować zmiany. Przegląd organizacji pod kątem nowej normy może przypominać audyt zerowy, który wykonuje się podczas wprowadzania nowego systemu. Celem takiego przeglądu jest ustalenie jak wiele jest rozbieżności w działaniu organizacji, względem normy odniesienia i ustalenie planu działań. Analizę dokonaną podczas przeglądu warto spisać w formie notatki. Posłuży ona potem jako wskazówka do układania planów dostosowawczych, a jednocześnie będzie dowodem podczas audytu certyfikującego, że organizacja porządnie przyłożyła się do migracji na normę ISO 9001:2015.
ZMIANY ISO W ORGANIZACJACH PRZYGOTOWUJĄCYCH SIĘ DO CERTYFIKACJI
A co jeśli wprowadzenie normy ISO 9001:2015 zdarzy się, gdy firma jest w trakcie przygotowania się do certyfikacji? Odpowiedź na to pytanie zależy od stopnia zaawansowania prac wdrożeniowych. Jeśli są one dopiero co rozpoczęte i system ISO jest we wczesnej fazie rozwoju wówczas można zdecydować się na budowanie go w oparciu o nowy standard. Nie powinno to spowodować dużych utrudnień podczas wdrożenia, a uniknie się konieczności zmiany dokumentacji wynikającej z przejścia z ISO 9001:2008 na ISO 9001:2015. Lecz jeśli wdrożenie jest już w końcowej fazie tzn. cała dokumentacja jest gotowa, pracownicy są przeszkoleni, a termin audytu certyfikującego jest już umówiony (lub lada dzień będzie) wówczas lepiej dokończyć wdrożenie zgodnie ze starszą normą, a na nową przejść dopiero podczas kolejnego audytu z jednostki certyfikującej. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie będzie trzeba odkładać już zaplanowanej certyfikacji, a ponadto uniknie się ponownego w krótkim czasie przerabiania dokumentacji i szkolenia kadry (która może nie nadążyć za tak częstymi zmianami). Dostosowanie systemu w późniejszym terminie nie będzie wiązało się z żadnymi dodatkowymi kosztami, a certyfikaty wydane zgodnie z normą ISO 9001:2008 będą ważne aż do roku 2018 r.
Co zatem należy zrobić?
Można zapoznać się z nowymi wymaganiami normy ISO 9001:2015 i krok po kroku wdrażać je w organizacji. Jednak jeśli firma nie ma jeszcze zaplanowanej certyfikacji wówczas nie warto się spieszyć. Lepiej przeczekać początki okresu zmian i podejść do certyfikacji wtedy, gdy jednostki certyfikujące określą swoje podejście do audytowania wymagań nowej normy.
Więcej na ten temat:
