CZY PEŁNOMOCNIK ISO JEST NADAL POTRZEBNY - ISO 9001:2015 i ISO 14001:2015?
Pełnomocnik ds. ISO jest to pracownik firmy, który poza swoimi bieżącymi obowiązkami ma za zadanie dbanie o funkcjonowanie systemu ISO. Występuje on zarówno w systemie zarządzania jakością jak również w innych systemach: zarządzania środowiskowego, systemie BHP, bezpieczeństwa informacji. Pełnomocnik odpowiada bezpośrednio przed kierownictwem firmy za utrzymanie systemu ISO i głównie on kontaktuje się z jednostkami certyfikującymi, gdy nadchodzi termin odnowienia certyfikatu ISO. Jednak zgodnie z nowymi wydaniami norm ISO 9001 i ISO 14001 Pełnomocnik nie jest już obowiązkową rolą w systemie ISO. Nowe normy nie posiadają wymagania, że musi on być powołany. Co zatem stanie się z Pełnomocnikiem?
PEŁNOMOCNIK DS SYSTEMU JAKOŚCI NIE JEST JUŻ WYMAGANY
Nowa ISO 9001:2015 i ISO 14001:2015 rzeczywiście nie nakazują powołania Pełnomocnika ds. ISO. Jednak w zamian za to obligują firmę do rozdzielenia obowiązków związanych z utrzymaniem systemu na różnych pracowników. Czytając opatrznie te wymagania można byłoby zrezygnować z Pełnomocnika, a obowiązek utrzymania systemu nałożyć na kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych. Jednak trzeba zastanowić się czy takie rozwiązanie sprawdzi się w praktyce? Czy jeśli zabraknie osoby, która do tej pory pilnowała wykonywania audytów, nadzorowała dokumentację, kontaktowała się z jednostką certyfikującą i odpowiadała za usuwanie niezgodności w systemie, to czy ten system nadal będzie jednakowo efektywny w działaniu? W większości przypadków odpowiedź brzmi: nie. W idealnym systemie, w którym każdy pracownik czuje się odpowiedzialny za proces w którym uczestniczy i angażuje się w jego doskonalenie Pełnomocnik nie jest niezbędny. Jednak w większości przedsiębiorstw posiadających certyfikat ISO, w których zadania wynikające z systemu są dodatkowym i często niechcianym obowiązkiem pracowników, tam Pełnomocnik jest bardzo ważny. On utrzymuje integralność systemu i pilnuje jego działania. Zrezygnowanie z Pełnomocnika może poskutkować brakiem nadzoru nad systemem, co z kolei przełoży się na więcej niezałatwionych niezgodności w systemie i w efekcie finalnym – więcej problemów podczas audytów certyfikujących.
Prawdopodobną intencją zmiany w normie dotyczącej powołania Pełnomocnika była potrzeba większego zaangażowania w działanie systemu ludzi pracujących w organizacji. Zatem zamiast rezygnować z Pełnomocnika warto zastanowić się jak zachęcić pracowników do aktywnego uczestnictwa w systemie, aby Pełnomocnik nie był w organizacji jedyną osobą która zna system, rozumie jego wymagania i utrzymuje go.
