Informacje ogólne o systemach zarządzania

Co to jest system zarządzania?

Systemy zarządzania zostały opracowane jako narzędzia wsparcia zarządzania dla przedsiębiorstw chcących poprawić funkcjonowanie konkretnych obszarów swojej działalności. Najpopularniejszymi systemami są:

• system zarządzania jakością,
• system zarządzania środowiskowego,
• system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

Coraz większe zainteresowanie budzą także

• system zarządzania bezpieczeństwem informacji,
• system zarządzania jakością w laboratoriach badawczych i wzorcujących,
• oraz system zarządzania bezpieczeństwem żywności w branży spożywczej.

Każdy z systemów zarządzania opiera się na wymaganiach zawartych w normach wydanych przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO). Stąd normy oznaczane są symbolem ISO i numerem np. certyfikat ISO 9001, ISO 14001 itp. Normy zawierają ogólne wymagania co do działania organizacji, lecz nie wskazują metod ani gotowych rozwiązań mających na celu spełnienie tych wymagań. Ta ogólnikowość pozostawia szerokie pole do interpretacji i czyni normy uniwersalnymi. Dzięki niej standardy ISO mogą być stosowane zarówno przez przedsiębiorstwa produkcyjne, handlowe i usługowe, jak również przez samorządy, jednostki służby zdrowia i stowarzyszenia. Normy mają charakter ogólnoświatowy i są z powodzeniem stosowane w USA, Japonii oraz Europie. Badania prowadzone przez ISO wskazują, że systemy zarządzania cieszą się coraz większym zainteresowaniem ze strony przedsiębiorców, a ich stosowanie staje się normalną praktyką firm, a nie wyróżnieniem.

Cykl Deminga

Wszystkie systemy zarządzania opierają się na cyklu Plan-Do-Check-Act (PDCA), zwanym też cyklem Deminga.

Punktem wyjścia cyklu jest zaplanowanie wszystkich działań jakie chcemy podjąć w firmie. W tym celu musimy przeanalizować dostępne dane na temat interesującego nas obszaru i na ich podstawie ustalić najlepszą strategię działania. Gdy mamy już opracowany plan przystępujemy do jego realizacji. Wprowadzamy założenia w życie przyglądając się uważnie, czy nasze oczekiwania co do ich efektów były słuszne. Zbieramy informacje zwrotne na ten temat i na tej podstawie ustalamy, czy wprowadzić poprawki w systemie i jeśli tak to jakie. Istotne jest, aby cykl PDCA był stosowany na wszystkich szczeblach organizacji, tzn. zarówno  do planowania rozwoju całej firmy przez najwyższe kierownictwo, jak i do wykonywania pojedynczego procesu. Tak zastosowany służy ciągłemu doskonaleniu podejmowanych działań i poprawie ich efektywności.

Samodzielnie czy z pomocą

Właściwie wdrożony system staje się genialnym narzędziem analizy i doskonalenia firmy, i szybko przekłada się na poprawę wyniku finansowego. Jednak jak wdrożyć system, aby spełniał swoje zadanie? Przede wszystkich trzeba zastanowić się, czy chcemy to robić sami czy skorzystamy z pomocy doradcy. Wdrażając sami musimy liczyć się z godzinami spędzonymi na forach internetowych poświęconych tematyce ISO, dniach spędzonych na pisaniu dokumentacji systemu i tygodniach, a nawet miesiącach potrzebnych do wprowadzenia zaplanowanych zmian w firmie. Mamy jednak cały system pod kontrolą i dobrze wiemy co się w nim dzieje. Decydując się na takie rozwiązanie warto poszukać potrzebnej wiedzy na szkoleniach z zakresu ISO. Wiadomości przekazane wprost zawsze zostaną lepiej zapamiętane niż suchy tekst publikacji. Można także skorzystać z doświadczenia trenera i zagadnąć go o sposób rozwiązania nurtujących nas problemów.

Korzystając z pomocy doradcy oszczędzamy czas i otrzymujemy gotową dokumentację dostosowaną do specyfiki działalności firmy. Dobry doradca pomoże także w przekonaniu personelu do stosowania wymagań systemu. W zamian musimy liczyć się z kosztami usług doradczych, jednak niejednokrotnie cena jaką zażąda doradca za swoje usługi jest dużo niższa niż koszt zaangażowania pracowników organizacji w samodzielne wdrożenie systemu.

Certyfikacja - zwieńczenie działa!

Gdy już mamy wdrożony system zarządzania możemy podejść do jego certyfikacji. Jeśli organizacja pomyślnie przejdzie ten etap otrzyma certyfikat systemu zarządzania, który będzie obiektywnym potwierdzeniem naszych starań i funkcjonowania systemu zgodnie z wymaganiami normy odniesienia. Certyfikacja jest dokonywana przez jednostki certyfikujące. Podczas wyboru jednostki trzeba zwrócić uwagę, czy ma ona uprawnienia do wydawania certyfikatów, a więc czy ma akredytację. Jeśli nie znajdziemy informacji o akredytacji na stronie internetowej jednostki, możemy zwrócić się bezpośrednio do niej z prośbą o okazanie świadectwa akredytacji. Warto to zrobić, gdyż certyfikat wydany przez jednostkę bez akredytacji jest nieważny. Sama certyfikacja jest trochę podobna do audytu wewnętrznego. Audytor z jednostki ma za zadanie sprawdzić stopień spełnienia wymagań normy i jeśli nie znajdzie niezgodności (lub znajdzie ich niewiele) to rekomenduje pozytywnie system do otrzymania certyfikatu. Taki dokument jest ważny przez 3 lata, przy czym co roku od daty certyfikacji jednostka certyfikująca przeprowadza tzw. audyt nadzoru, który ma za zadanie stwierdzić kondycję systemu i zaangażowanie organizacji w jego utrzymanie. W trzecim roku jeśli firma chce utrzymać swój certyfikat zaprasza jednostkę certyfikującą na audyt recertyfikujący i cykl się powtarza.